وجود خطا و اتلاف در سازمان و کسب‌و‌کار، حاکی از شکست در عملکرد سیستم آن سازمان و کسب‌و‌کار است و اگر اتفاق افتاد نشانه عدم پیش‌بینی یا ضعف در مقابله با آنهاست. با ما همراه باشید تا انواع علل خطا و اتلاف‌های موجود در یک سازمان و کسب‌و‌کار را بشناسیم.
آشنایی با خطا، عیب و اتلاف در سازمان:
ابتدا به علل خطاها و انواع آنها میپردازیم. خطا و نقص دارای یک مفهوم عام است؛ نوعی ویژگی که ممکن است برای فرآیندی عیب محسوب شود و برای فرآیند دیگری، یک حُسن باشد. برای نمونه آرد با گلوتن قوی برای تولید ماکارونی، حُسن است و برای تولید بیسکویت، عیب خواهد بود.
به هر حال در بسیاری موارد، مدیران تولید، خریداران، واسطه‌ها و مصرف‌کنندگان، عیب و نقص را به عنوان هر پدیده‌ای که وجودش نامطلوب قلمداد می‌شود، تعریف می‌کنند. علل خطاها و مشکلات در یک سازمان و کسب‌و‌کار دارای نشانه‌های آشکار بسیاری است که می‌توان آنها را به طور خلاصه به صورت زیر طبقه‌بندی نمود:
- تولید کمتر از حد انتظار
- ضایعات بیشتر از حد معمول
- زیاد شدن شکایات مشتریان
- کاهش میزان فروش
- بازدهی خط تولید کمتر از حد پیش‌بینی شده
- کاهش سودآوری
- مشکلات قانونی به وجود آمده با سازمان‌های دولتی
- نارضایتی کارکنان
- احساس ناامنی از شرایط محیط کار
عوامل متعدد و متنوعی در بروز عیب، علل و خطاها در سازمان‌ها و کسبوکارها نقش دارند که می‌توانند به صورت مستقیم یا غیرمستقیم بر عملکرد و موفقیت آنها تأثیر بگذارند. به عنوان مثال، عوامل درون‌سازمانی و شرایط محیط کار می‌توانند در ایجاد مشکلات و چالش‌های سازمان مؤثر باشند. برای نمونه، ممکن است موقعیت جغرافیایی یک واحد غذایی به دقت و بر اساس نیازهای بازار و دسترسی مشتریان انتخاب نشده باشد، یا ویژگی‌های بهداشتی و زیرساختی بنای آن واحد تولیدی از استانداردهای مطلوب برخوردار نباشد که این خود می‌تواند به مشکلات کیفی و عملیاتی منجر شود.
علاوه بر این، ضعف در سیستم مدیریت سازمان نیز می‌تواند یکی از دلایل اصلی بروز خطاها باشد. ممکن است فرآیندهای مدیریتی به خوبی طراحی نشده باشند یا نظارت کافی بر اجرای آنها صورت نگیرد. همچنین، وضعیت کارکنان نیز نقش مهمی ایفا می‌کند؛ مثلاً اگر کارکنان از سلامت جسمی و روحی مناسبی برخوردار نباشند، یا نسبت به وظایف و مسئولیت‌های خود تعهد و حساسیت کافی نشان ندهند، این موضوع می‌تواند بهره‌وری و کیفیت کار را تحت تأثیر قرار دهد.
از سوی دیگر، منشأ برخی از علل و خطاها در سازمان ممکن است به مواد اولیه بازگردد. برای مثال، شاید مواد اولیه به مقدار کافی در دسترس نباشند، یا کیفیت آنها با استانداردهای مورد انتظار همخوانی نداشته باشد که این امر می‌تواند به تولید محصولات نامناسب منجر شود. همچنین، ماشین‌آلات و تجهیزات تولید نیز می‌توانند عامل بروز مشکلات باشند؛ مثلاً اگر نحوه چیدمان و آرایش این تجهیزات بهینه نباشد، یا ظرفیت آنها با حجم تولید هماهنگی نداشته باشد، یا حتی برنامه‌های کالیبراسیون و نگهداری آنها به موقع و به درستی انجام نشده باشد، احتمال وقوع خطا افزایش می‌یابد.
علاوه بر این موارد، ضعف در دانش فنی و تخصصی درون سازمان نیز می‌تواند به بروز عیب و نقص منجر شود. اگر کارکنان یا مدیران از مهارت‌ها و دانش به‌روز برخوردار نباشند، توانایی مواجهه با چالش‌ها و حل مشکلات کاهش می‌یابد. از طرف دیگر، گاهی اوقات نادیده گرفتن قانون عرضه و تقاضا و بی‌توجهی به نیازها و خواسته‌های مشتریان نیز ریشه اصلی مشکلات است. به عنوان مثال، ممکن است ذائقه و ترجیحات مشتریان به طور دقیق مورد ارزیابی قرار نگرفته باشد، یا محصولات ارائه‌شده با توان مالی مشتریان هم‌راستا نباشد و آنها به دنبال گزینه‌هایی با قیمت مناسب‌تر باشند که این موضوع می‌تواند به کاهش فروش و نارضایتی بازار منجر شود.
در نهایت، شناسایی و تحلیل دقیق این عوامل و تدوین راهکارهای مناسب برای رفع آنها می‌تواند به بهبود عملکرد سازمان و کاهش خطاها کمک کند. هر یک از این موارد نیازمند توجه ویژه و برنامه‌ریزی هدفمند است تا سازمان بتواند به اهداف خود دست یابد و رضایت مشتریان را جلب کند.
عوامل بسیاری در بروز عیب و علل و خطا در سازمان و کسب‌و‌کار نقش دارند. مثلا ممکن است عوامل درون سازمانی و محیط کار در بروز علل و مشکلات سازمان نقش داشته باشند! مثلا ممکن است موقعیت جغرافیایی یک واحد غذایی به درستی گزینش نشده باشد و یا ویژگی‌های بهداشتی بنای آن واحد تولیدی در حد مطلوب نباشد! همچنین ممکن است به دلیل ضعف در سیستم مدیریت باشد و یا ممکن است کارکنان از سلامت جسمی و روحی مناسبی برخوردار نباشند و یا نسبت به کار و مسئولیت خودشان حساس نباشند!
هر یک از این معلول‌ها و مشکلاتی که در سازمان‌ها بروز می‌کنند، دارای علل مشخصی هستند که می‌توان آنها را به دو دسته کلی تقسیم‌بندی کرد: علل عام و علل خاص. علل عام به آن دسته از دلایل اشاره دارند که به صورت مداوم و همیشگی در یک سازمان وجود دارند و به نوعی به مشکلات ساختاری یا ریشه‌دار آن سازمان مربوط می‌شوند. در مقابل، علل خاص به دلایلی گفته می‌شود که به طور موقت و در شرایطی ویژه، مثلاً در یک روز خاص یا در موقعیت مشخص، خطایی را در سازمان ایجاد می‌کنند و معمولاً جنبه مقطعی و غیرتکراری دارند.
به هر حال، همان‌طور که اشاره کردیم، وجود هر نوع خطا یا نقص در یک سازمان، نشان‌دهنده نوعی شکست یا ضعف در عملکرد سیستم آن سازمان است. این موضوع اهمیت پیشگیری از بروز خطاها را بیش از پیش آشکار می‌کند و باید با برنامه‌ریزی دقیق و اقدامات پیشگیرانه، تلاش کنیم تا چنین مشکلاتی به وقوع نپیوندند. اما اگر به هر دلیلی خطایی رخ داد، ضروری است که با شناسایی دقیق ریشه‌های آن و تعریف اقدامات اصلاحی کاربردی، هدفمند و متناسب، از تکرار آن جلوگیری کنیم. این اقدامات نه تنها به رفع مشکل کمک می‌کنند، بلکه زمینه‌ساز بهبود مستمر فرآیندها و عملکرد سازمان می‌شوند.
در غیر این صورت، اگر به این مسائل بی‌توجهی کنیم، در بازار رقابتی امروز که هر روز شدت بیشتری می‌یابد، خطر خارج شدن از گردونه رقابت یا ناتوانی در دستیابی به جایگاه اصلی و شایسته سازمان افزایش می‌یابد. موفقیت یک سازمان در گرو این است که بتواند با مدیریت مؤثر خطاها و ارتقای سیستم‌های خود، همگام با نیازهای بازار و انتظارات مشتریان پیش برود و موقعیت خود را در عرصه رقابت تثبیت کند. بنابراین، توجه به این اصول و عمل به آنها، نه تنها از بروز مشکلات جلوگیری می‌کند، بلکه به رشد پایدار و بلندمدت سازمان نیز کمک شایانی خواهد کرد.
انواع اتلاف در سازمان و کسب‌و‌کار:
بهتر است اول ببینیم منظورمان از اتلاف در سازمان چیست؟ اتلاف به هر فعالیتی که ارزش افزوده نداشته باشد گفته می‌شود. در واقع منظورمان از اتلاف این است که فعالیتی در سازمان باشد که منابعی نظیر زمان و یا هزینه را جذب کند ولی هیچ ارزش افزوده‌ای ایجاد نکند.
شناسایی خطا و اتلاف در سازمان و کسب‌و‌کار ضروری است تا بتوان برای حذف آنها دست به کار شد. اتلاف در سازمان و کسب‌و‌کار را می‌توان به هشت دسته تقسیم‌بندی نمود:
- اتلاف حمل و نقل: از انجام حمل‌و‌نقل نامناسب و غیر ضروری در سازمان پدید می‌آید.
- اتلاف موجودی: معمولا ناشی از عدم توازن خط تولید، خرابی‌ها، راه اندازی طولانی خط تولید و یا تحویل نامناسب توسط تامین کننده‌ها می‌باشد و هزینه‌های اضافی را برای سیستم تولیدی به همراه دارد. مثل انبارش نامناسب.
- اتلاف حرکت: معمولا از طراحی و چیدمان ضعیف، عدم داشتن اطلاعات کافی از مشتری و سفارش‌ها، مکان‌یابی اشتباه یا بازرسی‌های اضافی نشات می‌گیرد.
- اتلاف انتظار: مثل زمان‌هایی که نیروی انسانی، تجهیزات، مواد اولیه و اطلاعات منتظر می‌مانند که معمولا به علت دلایلی از قبیل عدم هموار بودن برنامه‌های زمان‌بندی شده، تامین‌کنندگان غیر قابل اعتماد و یا اطمینان پایین تجهیزات پدید می‌آیند.
- اتلاف در تولید اضافی: مثلا زمانی که سازمان/ کسب‌و‌کار بیش از آنچه مشتری نیاز دارد تولید می‌کند! معمولا ریشه این نوع اتلاف، بهره‌گیری ناموزون از تجهیزات قدیمی و جدید می‌باشد.
- اتلاف فرآیندهای اضافی: مثل انجام مراحل اضافی جهت ارائه محصولات و خدمات بیش از حد باکیفیت، در حالی که مشتری به چنین کیفیتی نیاز ندارد.
- اتلاف خرابی: مثل اصلاح و تعمیرات مواد و قطعات معیوب که سبب هزینه‌های غیر ضروری در سازمان می‌شوند و یا تاخیر در ارائه به موقع محصولات و خدمات به مشتری یا وجود مشکلات کیفی که می‌تواند سبب کاهش اطمینان مشتری و نیز کاهش سهم بازار شوند.
- اتلاف استعدادها: مثل به کار نگرفتن ایده و مهارت اپراتورها و کارمندان در بهینه‌سازی فرآیندهای یک سازمان؛ که می‌تواند نارضایتی منابع انسانی و از دست دادن فرصت‌های مناسب جهت بهبود عملکرد سازمان را به همراه داشته باشد.
گفتنی است که بدترین نوع اتلاف در سازمان به اتلاف در تولید اضافی مربوط می‌شود؛ چراکه شامل انواع دیگر اتلاف‌ها هم می‌شود و باعث افزایش در نرخ دوباره کاری، موجودی، پردازش، تاخیر و نیز حرکت و حمل و نقل و انتقال غیرضروری می‌شود. مهم‌ترین نوع اتلاف‌ها هم به اتلاف استعدادها در سازمان‌ها مربوط است زیرا فقط از این طریق، ایده‌ها شکوفا شده و می‌توان مابقی خطا و اتلاف‌ها را حذف نمود.
مجموعه این اتلافات هشت گانه، فرآیندهای مودا (Muda) نیز نامیده می‌شوند. فرآیندهای مودا فعالیت‌های زائدی هستند که باعث افزایش زمان تاخیر، بازکاری زیاد ماشین آلات و منابع انسانی، ایجاد موجودی زیاد و افزایش زمان انتظار می‌شوند. البته علاوه بر فرآیندهای مودا، دو اتلاف دیگر با نام‌های موری (Muri) و مورا (Mura) نیز معرفی شده‌اند. موری به معنای سنگینی بیش از حد، غیرممکن یا غیرمنطقی است. در واقع موری به معنای زیاد بار دادن منابع انسانی و ماشین آلات می‌باشد که نتیجه مستقیم مودا است و سبب مشکلات ایمنی و کاهش انگیزه و تمرکز در منابع انسانی می‌شود. مورا نیز به معنای ناهمواری، بی‌‌نظمی و عدم یکنواختی و توازن بوده و سبب می‌شود که بین مقدار کار ورودی و توان دستگاه‌ها عدم توازن ایجاد شود.
ما در گروه صنعت‌سازان ملچ با ارائه خدمات متنوعی از قبیل مشاوره کسب‌و‌کار و مدیریت در تمام مراحل از طرح‌ریزی تا استانداردسازی و توسعه و بهبود در کنار سرمایه‌گذاران، کارآفرینان و مدیران تمامی سازمان‌ها و کسبوکارها هستیم تا سهم خودمان را در بهبود وضعیت جامعه ایفا نماییم.
